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学校档案管理制度

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  5、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文单、附件等。底稿及发文单均不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水,发文单上必须在签发栏内由领导签字,正文上的公章应盖在发文单位和日期处。

  6、请示类文件要附相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附上。各处室如报表、名册、学生素质报告存根、图册等已装订并符合装订要求的材料,以册(本)为单位移交档案室。

  7、德育、师德教育活动、教学、科研、基建、校内小报、设备、学校撤并校舍置换、教育现代化验收资料等专题性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷,需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。

  8、立卷归档的材料必须是原件,复印件不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范(A4纸)。

  9、归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

  10、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。

  11、移交档案时,交接双方应当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。移交档案材料时应填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

  12、档案室应坚固安全,安装防盗门窗、窗帘,有条件可配备空调、电脑。

  13、应绘制档案柜案卷存放示意图。

  14、借阅档案,必须填写“借阅档案审批表”,经领导同意签字后,方可借阅,借阅人不得擅自拆卷抽取、拍照、复制卷内文字材料,借阅人不得泄密、遗失、涂改、污损,更不得私自转借给他人,违反规定者,按有关规定予以严肃处理。

  15、定期组织人员对档案保管情况进行全面检查,作好记录,发现问题及时向分管领导汇报。

  三、规范分类,及时整理归档建档

  所有档案要及时整理,规范分类,登记归档。档案类目和基本范围:

  (一)党群类

  1、学校党组织的计划、总结、文件、批复等材料;

  2、党员大会、支委会、民主生活会会议记录;改选、增补委员报告、批复;

  3、党员名册、年报表、发展党员和转正材料;组织建设、党员教育、宣传、主题活动、纪检等方面的材料;

  4、工会、共青团、少先队、学生会召开代表大会、工作会议、组织活动的全套文件和材料;各群团组织的计划、总结、经验交流材料、会议记录;换届大会材料;改选报告和批复;

  5、政治思想教育、精神文明建设材料;

  6、开展各项专题活动的材料;

  7、出席党代会、人代会、政协会的名单;

  8、表彰、处分材料;

  9、综合治理、平安建设文件、材料。

  (二)行政类

  1、学校年度、学期工作计划、总结、报表;

  2、行政会议记录、教师会记录、政治学习记录、学校召开的各种工作会议,专业会议材料;

  3、学校规章制度、岗位职责、奖惩办法、考核检查资料;

  4、上级机关颁发的文件,上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要会议材料;

  5、学校文件、会议资料;教代会资料;

  6、专题报告;学校重大事项的调查、汇报和处理情况的报告;

  7、人民代表、政协委员、上级机关领导视察、检查本校工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料;

  8、学校的请示与上级机关的批复文件;各处室的请示与学校的批复文件;

  9、学校及其各处室在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料;

  10、学校检查各处室工作,调查研究形成的重要文件材料;

  11、学校的各种统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);

  12、学校领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录,从外机关带回的与本校有关的未经文书处理登记的文件材料;

  13、本校的历史沿革、大事记、年鉴、反映本校重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖状、奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物以及展览照片等材料;

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